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峰會論壇，在不同領(lǐng)域、不同行業(yè)都有，我們所常見的是國家的G20峰會，還有商業(yè)峰會、行業(yè)論壇等等。有些行業(yè)為了塑造其完整性和行業(yè)歸屬性，還會每一年都舉辦一次行業(yè)內(nèi)的論壇峰會，讓參會者了解到每一年行業(yè)的走向和規(guī)劃，以及學(xué)習(xí)一些新知識。論壇峰會的規(guī)模有大有小，大到兩千以上，小到一兩百人。關(guān)于如何將一場論壇峰會舉辦成功，關(guān)于以下幾個點(diǎn)你一定要記住！

關(guān)于會議場地

會議場地包括要考慮的因素有：人數(shù)、規(guī)模、住宿、時間、晚宴

會議的場地由以上等方面決定，人數(shù)多少，規(guī)模大小，都決定著會議的場地是定在宴會廳還是大型會議室；是否有晚宴、是否有茶歇、參與會議的嘉賓是否需要住宿，住幾晚？要考慮完眾多方面之后，才能決定進(jìn)行會議的場地。在宴會廳進(jìn)行就可以就可以加入茶歇、晚宴等環(huán)節(jié)，還能方便參與嘉賓入住酒店，離會議室較近，較方便。場地預(yù)定，現(xiàn)場勘查在預(yù)算允許的情況下一定要做，如果有客房餐飲需求的話，也一并都看了；溝通內(nèi)容里，主要就是費(fèi)用和場地使用的細(xì)節(jié)，搭建時間安排在什么時候？茶歇有沒有？有沒有單獨(dú)的VIP休息室？自助餐怎么算，多余的餐券可以退嗎？客房晚宴會場一起訂是否有折扣價？VIP來之前必須先拿好房卡，人一到直接進(jìn)房，不能在前臺等開房。關(guān)于會議場地，參會人數(shù)100-300可以參考酒店較大宴會廳；參會人數(shù)達(dá)300-1000，場地可以參考小劇院（能容納一千以內(nèi)的），大型會議室，以及一些可以容納這個人數(shù)的酒店宴會廳。如果規(guī)模達(dá)到2000以上，通常會用到體育館、劇院、會展中心等，這些場地和五星級酒店的區(qū)別就是需要提前給他們你們的詳細(xì)方案，尤其是嘉賓安排、活動流程、搭建布置，用電情況，他們有些是要走消防審批的，甚至人再多點(diǎn)要走公安局備案。這種規(guī)模的場地，往往不光光是開會了，可能還有其他環(huán)節(jié)，比如頒獎、演藝、演講等等。

關(guān)于流程

流程上的東西與其他活動會議一樣，什么時間做什么事情。比如完整的包括前期去到會場的一套會議流程可以是這樣的：

1. 去到現(xiàn)場，作為工作人員，首先應(yīng)該要檢查外場的東西，如物料，搭建是否有什么問題，是否有做好。

2. 確定禮儀、安保、演藝的到場時間。對禮儀和安保進(jìn)行培訓(xùn)，包括他們的站姿、他們所需要做的工作及流程，禮儀需要負(fù)責(zé)簽到、給嘉賓戴胸花、頒獎、引領(lǐng)；安保人員需要做的是維持秩序，安檢等等。對于這些工作人員，我們需要嚴(yán)格規(guī)范他們的工作內(nèi)容、工作態(tài)度，因為他們是否專業(yè)，是否認(rèn)真面對工作這些問題都能體現(xiàn)他們的專業(yè)的工作素質(zhì)。演藝人員也是需要有時間觀念，需要早到兩個小時，尤其是需要彩排的情況下。

3. 熱場：這一環(huán)節(jié)，是用于觀眾入場，內(nèi)場的氛圍渲染，這種熱場的方式有很多，最常規(guī)的就是播放音樂，也是最簡便的。一些嗨歌，會調(diào)動嘉賓的情緒，讓他們更加開心的參加此次會議。第二種就是DJ打碟，DJ在一邊打碟，配合著燈光秀，觀眾一定會感覺到還沒進(jìn)場就那么嗨，今天的會議也一定不會枯燥。

4. 紅毯秀，對于論壇峰會來說，紅毯秀比較少，但不排除重量嘉賓較多的情況下，紅毯秀就會給人感受到這場會議的重要性及儀式感。

5. 嘉賓演講，就是開始進(jìn)入此次論壇峰會最核心的一步，在這個環(huán)節(jié)，需要把控好的是嘉賓的麥、背景音樂、音響音量、PPT畫面切換以及燈光配合等問題。

6. 在嘉賓演講的環(huán)節(jié)，需要注意有幾位嘉賓演講，上臺演講前，確認(rèn)嘉賓需要耳麥還是手持麥，亦或是臺上已經(jīng)有擺好的，是否有PPT，以及需要翻頁筆等。嘉賓演講結(jié)束后是否需要禮儀送花等這些問題都需要確認(rèn)好。

7. 演藝，會議時間過長的時候，可以在中間環(huán)節(jié)添加演藝，如四重奏、舞蹈、唱歌、等等讓人放松心情。

8. 主持人，主持人需要有一位專門的工作人員跟著，確保流程環(huán)節(jié)的正確無誤以及被更改時能及時知道。

關(guān)于物料：

關(guān)于接待

對于會務(wù)公司來說，接待一般是車輛接待。要做好車輛接待，其實(shí)也是一件挺復(fù)雜的事情，如是大型的會議就得考慮到嘉賓的問題，有些是VVIP、VIP在這些情況下安排車輛就得講究車的型號、顏色，是否一人一車，還有車內(nèi)需要保持干凈。接待時間需安排好，需要安排如何更有效率的接待。接待人數(shù)較多時，是否可以考慮用大巴車接待。

車接到人，之后就到酒店了。之前酒店說過了，VVIP VIP要提前和酒店溝通拿到房卡，他們一來就直接進(jìn)房間。這些級別的老大，他們的房間必須提前準(zhǔn)備，通常酒店會有一份小的歡迎禮物，需要和酒店確認(rèn)，不行的話讓他們換，或者就只上卡片，禮物我們自己上。VVIP及VIP的禮品、流程、發(fā)言稿、嘉賓證這些亂七八糟的都提前放進(jìn)他們房間。房間里飲料小吃這些都準(zhǔn)備好這個不用我教了吧。然后就是花?。。∽尵频隃?zhǔn)備房間里的鮮花，必須每天換新鮮的，直到貴賓退房。普通賓客，我們通常的做法是在酒店大堂設(shè)立一個我們的活動接待臺，提前將所有房卡拿到，嘉賓和媒體要分開簽到（就是桌上放兩個簽到牌，一個是嘉賓，一個是媒體，這很簡單）簽完到拿完資料袋就結(jié)束了。這個接待臺，最好保證一直有我們自己的人在，因為有些嘉賓真的很智障，亂七八糟的事兒都不會，要來問。服務(wù)體驗就體現(xiàn)在有沒有這個接待臺了。當(dāng)然，相關(guān)的話術(shù)和Q&A也要提前培訓(xùn)好。

會議的策劃與執(zhí)行，說難也不難，但是瑣碎的事情、物料都比較多，因此需要格外的細(xì)心，特別是對待物料。每一個環(huán)節(jié)都需要加倍的關(guān)注才不會容易出錯。

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